Pöytäkirjanotteet hallituksen kokouksista 10-11/2023

15.6.2023

HALLITUKSEN KOKOUS 10/2023 (sp 9.6.2023)

Hallituksen kokoukseen osallistuivat: 

• Joonas Lyytinen, puheenjohtaja 
• Varpu Wiens, varapuheenjohtaja
• Santeri Anttila, jäsen 
• Sara Lundén, jäsen
• Jaakko Paavolainen, jäsen
• Rufus Panelius, jäsen
• Jukka Pietinen, jäsen    
• Ismo Salminen, jäsen
• Mili Viita, jäsen

Poissa:

• Merja Moliis, varapuheenjohtaja
• Jonni Korhonen, jäsen

PÄÄTÖSASIAT 9.6.2023

• Vahvistettiin aiemmin tehty päätös Miekkailun MM-kilpailun miesten kalvan joukkueen osalta, koska aiemmin tehty päätös oli kokousteknisesti epäpätevä. MM-joukkue tästä linkistä >
• HU-ryhmä toi hallitukselle esille, että universiadijoukkuevalinnat valmisteltiin osittain puutteellisilla tiedoilla, ja pyysi hallitusta ottamaan kantaa universiadipäätöksen uudelleenkäsittelystä. Esitystä ei hyväksytty ja aiemmin 23.5.2023 tehty päätös Universiadijoukkueesta 2023 jäi voimaan. Universiadijoukkue tästä linkistä >

HALLITUKSEN KOKOUS 11/2023 (13.6.2023)

Hallituksen kokoukseen osallistuivat: 

• Merja Moliis, varapuheenjohtaja 
• Varpu Wiens, varapuheenjohtaja (kokouksen pj.)
• Santeri Anttila, jäsen 
• Jonni Korhonen, jäsen
• Sara Lundén, jäsen
• Jaakko Paavolainen, jäsen
• Rufus Panelius, jäsen
• Jukka Pietinen, jäsen    
• Mili Viita, jäsen

Poissa:

• Joonas Lyytinen, puheenjohtaja 
• Ismo Salminen, jäsen
• Anna Salminen, urheilijaedustus

PÄÄTÖSASIAT 13.6.2023

• ​Todettiin työryhmien työn seuranta (tehdyt toimenpiteet) tilanne.
• Keskusteltiin SM5L hallituksen ja työryhmien toimintatavoista, jonka jälkeen päätettiin selkeyttää jääviys käsite, sähköpostikokousten protokolla, perehdytys työryhmien puheenjohtajille/hallituksen jäsenille, ad hoc päätöstenteon protokolla ja kriteerit, joista tehdään tarkennukset johtosääntöihin. Edellä mainitut viedään liiton syyskokouksen esityslistalle. Lisäksi päätettiin, että kaikki selvityspyynnöt toimitetaan jatkossa aina hallitukselle.
• Käytiin läpi kauden 2023-2024 HU-asiakokonaisuudet a)-f). Hyväksyttiin kalvan arvokisaranking valintakilpailut ja siirrettiin muut asiakokonaisuudet valmisteluun. Valmisteluun siirrettävistä asioista Valmennusjärjestelmä, arvokilpailukriteerit ja joukkuekilpailujen valintakriteerit lähetetään kommenteille seurojen puheenjohtajat jakelulistalla ennen päätöksentekoa. 
  • a) SM5L Valmennusjärjestelmä 2023-2024/2028 (tarvittavat päivitykset)
  • b) SM5L Valmennustukisopimus 2023-2024/2024 (tarvittavat päivitykset)
  • c) Valmennusryhmien kokoonpanot 2023-2024 (miekkailu)
  • d) Arvokisakriteerit 2024 (miekkailu ja 5-ottelu)
  • e) Kalvan arvokisarankingin valintakilpailut ja pisteet 2023-2024
  • f) Joukkuekilpailujen valintakriteerit 2023-2024 (miekkailu) 
• Päätettiin siirtää liiton valmentajatiimin palkkauksen jatkosopimusasia valmisteluun, koska hallitukselle ei ollut vielä esittää riittävästi tietoa päätöksenteon pohjaksi. Seuroilta pyydetään kommentit jatkosopimuksesta heinäkuun loppuun mennessä.
• Päätettiin olla osallistumatta vuoden 2024 SM-viikkotapahtumaan.
• Päätettiin tarkentaa ja selkeyttää yhteisiä sääntöjä ja toimintatapoja SM5L kansalliseen rankingiin laskettavista kansainvälisistä kilpailuista kaudelle 2023-2024. 
  • SM5L kilpailukalenteri hyväksytään hyvissä ajoin ennen uutta kilpailukautta. Kaikki rankingiin laskettavat kilpailut merkitään em. kilpailukalenteriin, jolloin ne on määritelty ennen kautta ja kaikille urheilijoille tiedossa etukäteen.
  • KKT:n muutosehdotus kilpailumääräyksiin (STTR:lle)
  • Käytännön kehitysehdotukset:
    • kilpailukalenteri = excel-muotoinen dokumentti, jonka sisältö vahvistetaan ennen kautta
    • toimintakalenteri = liiton sivuilla oleva kalenteri, johon voidaan vapaammin kauden aikana lisätä kilpailuja ja muita tapahtumia 
    • kaikkien Suomen Miekkailu- ja 5-otteluliiton rankingiin laskettavien kilpailujen lisääminen Ophardtiin ennen kautta https://fencing.ophardt.online/en/search/rankings/11
    • sähköisen toimintakalenterin hakuominaisuuksiin lisätään tapahtuman tyyppi “Kansalliseen rankingiin laskettavat kilpailut” https://www.fencing-pentathlon.fi/liitto/tapahtumat/
• Vahvistettiin SM5L kilpailukalenteri kaudelle 2023-2024 niiden kansallisten kilpailujen osalta, joiden aikatauluihin on saatu varmistus kilpailuja järjestäviltä seuroilta. Vahvistettiin SM5L kilpailukalenteri kaudelle 2023-2024 kalvan arvokilpailuvalintakilpailujen osalta.
• Hyväksyttiin käytännön sopimusehdot ilmastotoimi- ja markkinointiyhteistyö konsultointi- ja kauppa yhteistyösopimuksesta tarvittavin täydennyksin. Valtuutettiin toiminnanjohtaja valmistelemaan ja allakirjoittamaan yhdessä puheenjohtajan kanssa sopimus.
• 5-ottelun SM-kilpailun ratsastus ad hoc muutoksessa päätetiin, että edetään vaihtoehdolla 1. Aikaistetaan ratsastusosuus alkamaan klo 11, mikäli kaikki 5-ottelun SM-kilpailuun ilmoittautuneet ovat antaneet tähän suostumuksensa. Jos tämä ei toteudu, otetaan käyttöön vaihtoehto 2. Perutaan koko ratsastusosuus, jolloin kisojen status muuttuu SM-kilpailujen osalta neliotteluksi. 

VALMISTELUASIAT

• www.fencing-pentathlon.fi - sivuston ylläpidon vastuunjako työryhmien ja toimiston välillä sivualueittain
• Työhyvinvointia tukevat asiat
• Kausi 2023-2024
• 5-ottelun tulevaisuus keskustelutilaisuus
• Hallituksen ja kanslian työskentely
• Aikuisliikuntatyöryhmälle veteraanien nimiehdotus
• Reilu Peli /Yhdenvertaisuus
• Veteraanien MM-kilpailut 2023

ILMOITUSASIAT

• Henkilöstön tuntiseuranta 1/2023 alkaen
• Joukkueenjohtajien raportit
• SM5L edustajien raportit kv. liittojen kongresseista
• Seuran vaihdot kaudelle 2023-2024
• SM5L Puhtaasti ja Reilusti Paras suoritukset 1.6.2023 mennessä.

TULEVAT KOKOUKSET

• to 24.8. 
• la  xx.xx.    Syksyn strategiapäivä (paikka x)
• ti xx.9.         
• ma xx.10.    
• to xx.11      SM5L Syyskokous (paikka x)
• ti xx.12.    
  
  Hallituksen kokous (paikka x) syyskauden muiden kokousten tarkemmat ajankohdat sovitaan myöhemmin