KILPAILUN JÄRJESTELYMUISTIO

YLEISTÄ

  • Tutustu huolella voimassa oleviin liiton kilpailumääräyksiin (HUOM, SM-kisoilla on oma osio) 
  • Lähetä vapaamuotoinen kilpailujärjestäjäanomus ajoissa liittoon. SM-kisojen järjestelyoikeudet myöntää liiton hallitus.
  • Tee ajoissa kilpailupaikan varaus
  • Nimetään kilpailun johtaja
  • Laaditaan alkuekohtainen kisa-aikataulu (arvio) jonka perusteella laaditaan kilpailukutsu mahdollisimman ajoissa, viimeistään 4 viikkoa ennen kisaa.

 KALUSTO

  • Huolehdi ajoissa kalustolainapyyntö liittoon tästä >
  • Osta teipit mattoja varten (Telpak Oy myy Eurocell teippiä, todella hyväksi havaittua)
  • Huolehdi kisapaikan rakennustalkoot
  • Huolehdi opasteet kisapaikalle

 KISATOIMISTO

  • Nimettään tekninen johto (DT) = 3 henkilöä, joista yksi on kilpailun johtaja ja yksi liiton nimeämä tarkkailija (Huom, liito hyväksyy DT:n kokoonpanon)
  • Kuka pyörittää kisaa tietokoneella (FencingTime)? Kisatiedosto haetaan Ophardtista ja luetaan FencingTime- ohjelmaan
  • Laatii kisan lopullisen läpiviennin (aluekohtainen aikataulutus) ja varmistaa tuomareiden riittänyyden yhteistyössä liiton valvojan kanssa
  • Varmista kisatoimistoon tietokone, tulostin (muista lisäväri!), paperit, kynät, sakset, teipit jne. Liitolla lainattava kannetava tietokone, jossa Engarden Pro-lisenssi valmiina.
  • Vaihtokassa
  • Löytyykö nettiyhteys? Tarvitan online tulosseurataa varten sekä mediatiedottamista varten.
  • Lisenssitarkistus on järjestävän seuran vastuulla!
  • MUISTA: Ensiapuvälineet on pidettävä kilpailupaikalla saatavilla.

 KILPAILUN LÄPIVIENTI

  • Varustetarkastus ennakkoon vai alueella? (ks. liiton varustemääräykset)
  • Kisapaikkakuulutukset kisan aikana ja finaalissa
  • Finaalin ja palkintojenjaon toteutuksen suunnittelu
  • Miekkailijat esiintyvät palkintojenjaossa seuransa edustusasuissa!

 PALKINNOT

  • Liitto toimittaa SM-mitalit
  • Järjestävän seuran tulee varmistaa että mahdolliset kiertopalkinnot saadaan kilpailupaikalle ja että edelliset voittajat ovat hoitaneet kaiverrukset 
  • Palkintojen tulee arvoltaan olla sellaisia, että ne kunnioittavat kyseisen kilpailun arvokkuutta, osanottomaksua ja osallistujamäärää
  • Palkintopalli, palkintopöytä, mahdolliset kukat, liina jne.

 TUOMARIT

  • Tarkista liiton tuomaritoiminnasta vastaavan henkilön kanssa tuomaritilanne
  • SM kisoissa liitto nimeää tuomarit ja maksaa heidän kulunsa sekä nimeää tuomarivalvojan
  • Tuomareille virvoke- ja ruokatarjoilut
  • Huolehdi tuomarivälineet: rakotulkit, puntit, varoituskortit

 TIEDOTUS

  • Nimetään tiedottamisesta vastaava henkilö (ilmoitetaan liitolle)
  • Ennakkotiedotus lehdistölle (Huom: ”Tänään urheilua” -palstat)
  • Lehdistötiedote (tai vähintään tulostiedotus) on lähetettävä HETI kisan päätyttyä media@fencing-pentathlon.fi osoitteeseen. Tutustu liiton tekemiin tiedotusohjeisiin >
  • Tulokset lisätään Ophardtiin heti kisan päädyttyä (xml-tulostiedosto sekä täydellinen pdf-tiedosto)
  • Valokuvauksen järjestäminen. Voittajista lähetettävä kuva toiminnanjohtajalle liiton nettisivuja/FaceBookia varten
  • Tehdäänkö kisajuliste?
  • Lähetetäänkö VIP kutsu?

  TALOUS

  • Kilpailun talousarvio kannattaa laatia ennakkoon
  • Liitto laskuttaa jälkikäteen osanottomaksujen liitto-osuudet järjestävältä seuralta toteutuneiden osallistumisten mukaisesti
  • Liitto kustantaa SM-mitalit ja tuomarit
  • Valvojien (mestaruuskilpailujen SML:n nimeämä valvoja sekä tuomarivalvoja) kulut maksaa järjestävä seura
  • Kustannuksia voi aiheutua mm. salivuokrista, vahtimestareiden lisäpalkoista, ensiavun järjestämisestä, ruokailuista, tiedotusmateriaalista, toimistotarvikkeista, kuljetuksista, palkinnoista ja muista kulutusmateriaaleista.

 MUUTA

  • Mahdollista dopingtestausta varten varattava erillinen pukuhuone ja avustajat
  • Onko hallissa kahvila vai tuleeko järjestäjien hoitaa?
  • Miesten kalvan henkilökohtaisen SM-kilpailun alussa pidetään hiljainen minuutti Tukholman MM-kilpailussa vuonna 1951 menehtyneen Ilmari Vartian muistoksi.