SM5L KILPAILUN JÄRJESTELYN MUISTILISTA

Tutustu myös laajempaan SM5L Kilpailunjärjestäjän ohjeeseen tästä > (tulossa)

YLEISTÄ

  • Tutustu huolella voimassa oleviin liiton kilpailumääräyksiin  (HUOM, SM-kisoilla on oma osio) sekä laajempaan kisajärjestäjän ohjeeseen LINKKI
  • Lähetä kilpailujärjestäjäanomus ajoissa liittoon (ei ole tarpeen, mikäli olet jo vastannut liiton kisajärjestäjäkyselyyn) 
  • Tee ajoissa kilpailupaikan hallivaraus
  • Nimeä kilpailun johtaja
  • Laadi alkuekohtainen kisa-aikataulu (arvio), jonka perusteella laaditaan kilpailukutsu. SM-kisan ohjelman hyväksyy liiton valvoja (ohjelma toimii pohjana tuomaritarpeelle).

KILPAILUKUTSU

  • Laadi Ophardtin kilpailukutsu (ei enää laadita muita kutsuja) mahdollisimman ajoissa, viimeistään 4 viikkoa ennen kisaa
  • Kisan ilmoittautuminen Ophardtissa aukeaa vasta kustun julkastun jälkeen.
  • Liiton toimintakalenterissa julkaistaan suomekielinen kutsulinkki, mutta myös englanninkielinen löytyy suoraan Ophardtin kautta. Huom, täytä sekä FI että EN kentät kutsua laatiessasi.
  • SM-kisan kutsu vaatii liiton hyväksynnän ennen julkaisua Ophartdissa.

 KALUSTO

  • Huolehdi ajoissa kalustolainapyyntö liittoon tästä >
  • Osta teipit mattojen ja johtojen kiinnitystä ja varten 
  • Sovi kisapaikan rakennustalkoot; henkilöt ja ohjeistus
  • Sovi ajoissa liiton kaluston nouto/toimitus 
  • Huolehdi opasteet kisapaikalle

 KISATOIMISTO

  • Nimeä tekninen johto (DT) = 3 henkilöä, joista yksi on kilpailun johtaja. SM-kilpailussa liiton nimeämä valvoja on DT:n jäsen ja hän myös hyväksyy SM-kisan DT-kokoonpanon.
  • Nimeä kisatoimiston FencingTime -ohjelman käyttäjät. 
  • Sovi ajoissa liiton kisakoneen nouto/toimitus, jotta kisat voidaan perustaa jo viikolla ennen kisaa. Kisatiedosto (xml-tiedosto joka jo sisältää rankingit) haetaan Ophardtista ja luetaan FencingTime -ohjelmaan kisan pohjaksi.
  • Laadi kisan lopullien läpivienti (aluekohtainen aikataulutus) ja varmistaa tuomareiden riittävyys (SM-kisan osalta yhteistyössä liiton valvojan kanssa)
  • Varmista kisatoimistoon tietokone, tulostin (muista lisäväri!), paperit, kynät, sakset, teipit jne. Liitolla lainattavana kannettava tietokone, jossa FencingTime -serverilisenssi ja verkkoyhteys valmiina.
  • Huolehdi vaihtokassa kisailmoitautumiseen
  • Muista että lopullinen lisenssitarkistus on järjestävän seuran vastuulla! Varmista puutteet Lenan kanssa viikolla ennen kisaa.
  • Huolehdi ensiapuvälineet kilpailupaikalle.

 KILPAILUN LÄPIVIENTI

  • Päätä, töteutetaanko varustetarkastus ennakkoon vai tuomareiden toimesta alueella (ks. liiton varustemääräykset)
  • Päätä kuka hoitaa kisapaikkakuulutukset kisan aikana sekä finaalissa
  • Suunnittele finaalin ja palkintojenjaon toteutus
  • Huolehdi, että urheilijat esiintyvät palkintojenjaossa seuransa edustusasuissa!

 PALKINNOT

  • Palkintojen tulee arvoltaan olla sellaisia, että ne kunnioittavat kyseisen kilpailun arvokkuutta, osanottomaksua ja osallistujamäärää. Nyrkkisääntö: Palkintojen rahallinen arvo vastaa mitalistien osanottomaksuja.  
  • Liitto toimittaa SM-mitalit, muista varmistaa toimitus.
  • Järjestävän seuran tulee varmistaa että mahdolliset kiertopalkinnot saadaan kilpailupaikalle ja että edelliset voittajat ovat hoitaneet kaiverrukset 
  • Muista varmistaa palkintopalli, palkintopöytä ja -liina, mahdolliset kukat jne.

 TUOMARIT

  • Kilpailun tuomaritoiminnan organisointi on järjestävän seuran vastuulla. 
  • Järjestävä seura laskuttaa mahdolliset osallistuvien seurojen velvoitetuomarisanktiot (paitsi SM-kisassa) 
  • SM-kisassa liitto nimeää tuomarit ja maksaa heidän kulunsa sekä nimeää tuomarivalvojan
  • Huolehdi tuomareille (ja muille toimitsijoille) virvoke- ja ruokatarjoilut jotta jaksavat koko kisan
  • Huolehdi tuomarivälineet: rakotulkit, puntit, varoituskortit, kirjoitusalustat

 TIEDOTUS

  • Nimeä tiedottamisesta vastaava henkilö. SM-kilpailun osalta nimi ilmoitetaan liiton toiminnanjohtajalle
  • SM-kilpailun osalta lehdistötiedote (tai vähintään tulostiedotus) on lähetettävä HETI kisan päätyttyä media@fencing-pentathlon.fi osoitteeseen. Tutustu liiton tekemiin tiedotusohjeisiin tästä >
  • Tulokset lisätään Ophardtiin HETI kisan päädytty; xml-tulostiedosto sekä täydellinen pdf-tiedosto (FencingTime Result kit). Tulokset päivittävät liiton rankingit automaattisesti.
  • Huolehdi valokuvauksen järjestäminen. Voittajista lähetettävä kuvat toiminnanjohtajalle liiton nettisivuja/FaceBookia varten
  • Tehdäänkö kisajuliste?
  • Lähetetäänkö VIP kutsu?

TULOSLINKKI

  • Julkaise ajoissa (mielellään viimeistään kisaa edeltävänä torstaina) kisan tulosseurannan linkki  FencingTime -ohjelmassa ja toimita linkki liiton toiminnanjohtajalle liiton tiedotusta  varten.
  • Huomioi että SM-joukkuekilpailussa eräjako tulee julkaista kisaa edeltävänä torstaina 

  TALOUS

  • Kilpailun talousarvio kannattaa laatia ennakkoon
  • Hae mahdollista kaupungin tukea kisajärjestelyille
  • Liitto laskuttaa jälkikäteen osanottomaksujen liitto-osuudet järjestävältä seuralta toteutuneiden osallistumisten mukaisesti
  • SM-kilpailun osalta osanottomaksut hoidetaan SuomiSportin kautta ja liitto maksaa järjestävän seuran osuuden laskua vastaan.
  • Liitto kustantaa SM-mitalit
  • Liitto maksaa SM-kilpailun tuomareiden ja liiton valvojan matkakulut ja päivärahat 
  • Kustannuksia voi aiheutua mm. salivuokrista, vahtimestareiden lisäpalkoista, ensiavun järjestämisestä, ruokailuista, tiedotusmateriaalista, toimistotarvikkeista, kuljetuksista, palkinnoista ja muista kulutusmateriaaleista.

 MUUTA

  • SM-kilpailua varten on huolehdittava erillinen pukuhuone ja avustajat dopingtarkastusta varten.
  • Onko hallissa kahvila vai tuleeko järjestäjien hoitaa? Tieto kahvilasta on hyvä lisätä kilpailukutsuun. 
  • Miesten kalvan henkilökohtaisen SM-kilpailun alussa pidetään hiljainen minuutti Tukholman MM-kilpailussa vuonna 1951 menehtyneen Ilmari Vartian muistoksi.